Geçtiğimiz günlerde “TTNET’le Geleceğini Netleştir” (etkinlik ile ilgili yazıyı buradan okuyabilirsiniz) etkinliğini SDÜ Bilişim Kulübü olarak düzenledik. Etkinliğe katılanların söylediği kadarıyla da başarılı bir iş çıkardık gibi görünüyor.
Peki elde ettiğimiz deneyimler neler? Yaptığımız hataların sonucunda edindiğimiz tecrübeler neler? Bir dahaki etkinlikte nelere dikkat etmeli?
- Etkinliğin tam programı, başlangıç ve bitiş saati belli olana kadar herhangi bir platformda duyuru yapmadık. Afişler ve broşürler elimize ulaştığında Facebook, Twitter gibi sosyal ağlarda, gerekli duyuruları yapmaya başladık. Etkinliğin tüm programını, detayları buradan belirttik.
- Üniversitenin en çok gezilen ve görülen yerlerine -izin alarak- afişlerden bol bol astık. Burada en önemli nokta giriş kapıları; katılım beklenilen bölümlerin panolarıydı. Kullandık!
- El ilanlarını, 5 gün önceden, ilk önce çarşıda büyük kafelere ve yakınlardaki marketlere bıraktık. Bunun yanında çarşıda da afiş asılacak yerlere yine afişleri astık. Birkaç gün arayla el ilanlarını yeniledik, afişlerin asılı olup olmadığını kontrol ettik.
- Etkinlik tarihi yaklaştıkça mail gruplarını aktif olarak kullanmaya, duyurmaya devam ettik. Mail gruplarındaki iletişimi yine Facebook üzerindeki etkinlik sayfasına yönlendirmeye çalıştık. (Facebook’taki etkinlik sayfası)
- En önemli nokta ise son gün oldu. Yeterince görevli ile, son gün üniversitenin tüm kalabalık noktalarında, daha önce hiç yapmadığımız kadar etkili şekilde el ilanlarını dağıttık. Katılım bir kısmı da buradan geldi.
Sonucunda ise böyle büyük ve başarılı bir etkinliğin altından rahatça kalktık! Bu etkinliğe özel olmayan, hemen her etkinlikte dikkat edilmesi gereken birkaç önemli noktayı da belirtmek isterim:
- Duyurular sırasında mutlaka sertifika ve hediyelerin -netbook vermişti TTNET- altını önemle çizin. Gelenlerin bir kısmı sadece sertifika için gelmişti. Ne yazık ki!
- Etkinlik günü her şeyin birbirine karışmaması için, en az 1 gün önce görevlendirmeleri ve olabilecek aksaklıkları gözden geçirmek için toplanın.
- Öğretmenlerinize etkinliğe daha fazla katılım sağlaması amacıyla mail/duyuru gönderin. Geri dönüş olmasa da bunun peşini bırakmayın. -Bize geri dönüş oldu çok şükür-
Bu etkinliğe, Ömer Ekinci’nin “Üniversitede kulüp etkinliği düzenlemenin 20 altın kuralı” isimli yazısını okuyarak hazırlanmıştık. Yazdıklarım ise onlara ek olarak görülebilir.
